PPM Next practices: Van Grip naar Wendbaarheid, hoe kan je daar als project portfoliomanager aan bijdragen?

De crisis lijkt voorbij, de tijd van ‘meer met minder’ en grip krijgen op de alle initiatieven is grotendeels geweest. Nu gaat het erom beter te leren inspelen op alle veranderingen die de omgeving van de organisatie vraagt, hoe wordt de organisatie beter wendbaar en vooral ook: hoe kan PPM en de portfoliomanager daaraan bijdragen?

1. Empowerment van de portfoliomanager en PPM methodiek

Hoe voorkom je als portfoliomanager een staffunctie te worden en dat er in wezen weinig verandert in de business van de organisatie? Wat betekent dat voor jouw positie in de organisatie? Hoe ben en blijf jij met alle stakeholders in gesprek, hoe bouw jij aan je netwerk? Welke bijdrage lever jij aan de gewenste wendbaarheid van de organisatie?

2. PPM cultuur: versterken van de beleving in de organisatie

Goed voorbeeld doet volgen. Maar welk gedrag, welke attitude verwacht jij als portfoliomanager van de betrokkenen. Wie zijn de leiders en wie de volgers? Hoe maak je succesverhalen en hoe beloon je de mensen voor hun inzet? Hoe te prikkelen en te prikken? Hoe gevestigde – vaak veel tijd consumerende – instituten afbreken, zoals de stuurgroepen? Kortom, hoe krijg je iedereen mee?

3. Borgen van PPM-discipline door het PPMO

Een goed PPMO biedt de structuur voor het succes van PPM in een organisatie. Maar hoe kom je van een Project Management Office (PMO) naar een Project Portfolio Management Office (PPMO)? Hoe organiseer je de besluitvorming en hoe zorg je dat proces en inhoud daarbij in balans zijn? Welke classificatie van projecten werkt en welke toetsingskaders helpen de beslissers? Wat is de rol van een PPMO daarbij, hoe voorkom je bureaucratie en hoe vergroot je de wendbaarheid van de portfolio van veranderinitiatieven?

Vanuit deze drie invalshoeken gaan we op woensdagmiddag en avond 25 mei 2016 aan de slag in De Glazen Ruimte in Maarssen, met de laatste ontwikkelingen, actuele best practices en een internationale keynote.

Michael Nir (Sapir Consulting)

Vanuit deze drie invalshoeken gaan we op woensdagmiddag en avond 25 mei 2016 aan de slag in De Glazen Ruimte in Maarssen, met de laatste ontwikkelingen, actuele best practices en een internationale keynote: Michael Nir.

Michael Nir, President Sapir Consulting (USA), over ‘The Agile PMO: Practical value-driven change leadership in projects and portfolios’. Michaels stelling: a PMO must deliver value to the organization constantly. Value isn’t template, tools and processes rather it is the ability to finish the right projects faster!

Ga naar de website van het PPM Jaarcongres

Oeps! We konden je formulier niet vinden.

Excellence in agility, the new business case for PPM

For over 10 years the Dutch Project Portfolio Management Congress is the annual highlight for ambitious PPM-professionals. Every edition focuses on the next challenges and latest lessons learned. The program offers a combination of inspiring keynotes and interesting best practices and attracts participants from the Netherlands and abroad. Eleven years ago, in 2004, the first edition focused on PPM as a ‘missing link’ between strategy and projects. But does that still apllies nowadays? Is PPM a solution for organizational formats that will slowly disappear? Or is it an effective instrument to initiate and guide necessary change?

What about the context in which the project portfolios of the future have to operate? What will be the leading organizational structures and business models of the near future? Is the future one of specialization and excel in something unique or do we also see organizations with a wide range of products and services? Organizations have to open up and operate more beyond their boundaries. Cooperate together with clients, suppliers and stakeholders towards (sustainable) solutions. Agility will be a crucial competence for the leading organizations of the future.

What does this mean for the project portfolio manager? Will he or she become a business manager? Or a facilitator for the PPM-process? What added value is expected from PPM and how can PPM deliver that?

Or: what is the new business case for PPM?

Datum: woensdag 28 mei 2014
Locatie: De Glazen Ruimte, Maarssen

Inleiding

28 Mei 2014 vond in de Glazen Ruimte in Utrecht de 10^e editie plaats van het Project Portfolio Management Jaarcongres. Met het thema “De nieuwe Portfoliomanager: Strategisch balanceren tussen projecten en business” werden 75 portfoliomanagers uit diverse branches verwelkomd door organisator Jan Bloem.

Organisaties willen én bezuinigen én innoveren tegelijk. ‘Changing the business’ krijgt aandacht, naast ‘Running the business’. Hierbij dreigt de scheidslijn tussen business en projecten te vervagen. Deze aspecten en de inrichting van PPM alsmede de positie van de portfoliomanager werd door diverse sprekers toegelicht vanuit diverse branches en achtergronden. Dat PPM geen éénmalige activiteit is die door middel van een tool wordt neergezet maar veelal een organisatieverandering behelst die een grote impact heeft op de besliscultuur van organisaties, wordt inmiddels duidelijk.

Het congres opende met Ralf Müller, professor uit Noorwegen, die regelmatig wereldwijd onderzoek doet naar project governance issues . Pittige kost, meer gericht op de ervaren portfoliomanagers in het gezelschap. Interessant was zijn visie op de impact van de context op de project governance en die op het aanwezige vertrouwen. Teveel control heeft een averechtse impact op dat vertrouwen!

De volgende spreker, André Abrahamse, bracht ons weer met beide voeten op Nederlandse bodem, door vooral de veranderingen te benoemen die PPM teweegbrachten binnen de NHL organisatie. PPM laten landen en implementeren binnen de cultuur van een grote onderwijsinstelling vergt doorzettingsvermogen en lange adem!

Jack Burg van Arlande pakte deel 2 op van het NHL verhaal, door meer in te gaan op het HOE van de verandering daar. Jack haakte tijdens zijn presentatie in op de verandercomponent van een succesvolle PPM implementatie. Op prikkelende wijze stelde Jack de toehoorders diverse vragen zoals ‘Met elkaar besproken is niet besloten, want wie neemt er nu eigenlijk welk besluit’? En ‘Wanneer is goed opdrachtgeverschap ook goed voor je carrière’?

Parallel aan Jack Burg stonden Willem Passchier en Wim Visser, beiden actief als Business Architect resp. Portfoliomanager binnen NS Reizigers. Zij staan voor de uitdaging om een succesvolle manier van tactische portfolioplanning, met zicht op capaciteit van afdelingen en prioriteiten tussen de vele projecten, nu operationeel binnen een domein, nu te gaan implementeren binnen geheel NS Reizigers!

Rachael Ann James nam ons vervolgens met haar enthousiasme mee in de complexe en dynamische wereld van multinational Cargill, waar zij helpt om de projectenportfolio’s van 75 organisaties binne dit concern beter op te lijnen en te laten presteren. Dat soft skills daarbij een belangrijke pijler vormen om de mensen mee te krijgen is ons wel duidelijk geworden. Hoe krijg je als portfoliomanager de managers zo ver dat zij gaan zien hoe PPM hun business beter maakt? Dat er ook soms stapjes ‘terug’ worden gezet is onvermijdbaar in zo’n omvangrijke context.

Het diner was bijzonder omdat de gerechten letterlijk onder de neus van de gasten werden klaargemaakt. De recepten van deze bijzondere combinaties zijn op de website PPMjaarcongres.nl terug te vinden. Er was uitgebreid gelegenheid om te netwerken en de stands van de sponsoren te bezoeken.

Na het diner deed Jan Bloem de wrap up door in de zaal te inventariseren wat men van de sprekers dacht mee te nemen naar het thuisfront. Daarna was de vloer voor Jaco Wobma van CB (voorheen Centraal Boekhuis), welke organisatie een zeer succesvolle omslag heeft gemaakt van distributiecentrum van boeken naar logistieke dienstverlener voor verschillende branches. Interessant in de PPM benadering van CB is dat de combinatie van PPM met Agile/Scrum is gevonden. Wellicht dat Jaco hiermee andere organisatie op ideeën heeft gebracht om de kracht van Scrum en het werken in sprints te combineren met de Arlande aanpak voor PPM, met de Portfolioboard en de Regiegroepen waarin business executives en product owners met elkaar de prioriteiten stellen.

Rond acht uur lagen we nog goed op schema en kon iedereen huiswaarts het Hemelvaartweekend in. De deelnemers en de organisatie kunnen terug kijken op een geslaagd evenement dat in 2015 ongetwijfeld weer een vervolg gaat krijgen.

Aanrader?

Heeft u goede ideeën opgedaan tijdens het congres en wilt u weten welke voor u interessant zijn, kijk dan eens in de spiegel via de PPM Maturity Zelfscan elders op deze site en ontvang het resultaat daarvan in een interessant rapport!