Op dinsdag 26 januari jl. heeft Samenwerking Noord samen met Arlande een PPM-netwerkmeeting georganiseerd met als titel ‘Van PMO naar PPMO’. Gastheer was Rick van Bostelen, Hoofd dienst Projecten & ICT van ROC Alfa-college, vanuit Arlande waren Jan Bloem en Harry Pennings de sprekers. Er waren 20 deelnemers van ROC Alfa-college, CJIB, Provincie Groningen, OCW DUO, Martini Ziekenhuis en Waterbedrijf Groningen aanwezig bij het Groningse Alfa-college.
Vanuit de gastorganisatie gaf Rick van Bostelen aan dat het neerzetten van een heldere governance en inzicht en overzicht over projecten die bijdragen aan de strategische organisatie doelen de belangrijkste speerpunten zijn op PPM gebied.
PPM Maturity Zelfscan
Het eerste deel van de meeting werd besteed aan de uitkomsten van de PPM Maturity Zelfscans die de deelnemers hadden ingevuld. De deelnemers ‘scoorden’ hun organisaties in alle vlakken van het model, sommige organisaties staan aan het begin van de curve, en er is één organisatie die het hoogste volwassen niveau heeft bereikt. Dat is boeiend, want door elkaar te vertellen hoe het op een niveau is georganiseerd en daarover vragen te stellen, leerden de deelnemers van elkaar!
In subgroepen verder discusseren
Na het doornemen van de zelfscans en een korte pauze, zijn de overeenkomsten en verschillen van ‘Project Management Office’ (PMO) en ‘Project Portfolio Management Office’ (PPMO) verkend. Wat zijn de kenmerken en welke taken en competenties zien we er? Een conclusie uit de groep was dat het niet per sé een transitie hoeft te zijn, maar dat PPMO en PMO(‘s) ook naast elkaar kunnen bestaan, ze hebben immers verschillende rollen. Daarna ging het verder in kleine subgroepen, elke groep met een thema, zoals de rollen in en buiten het PPMO, de eisen aan ‘projecthygiëne’ en aan projectfasering, templates en rapportages en – last but not least de kwaliteitsborging van Project Portfolio Management – processen door en in het PPMO.
* Impressie van een subwerkgroep tijdens de workshop op 26 januari 2016 in Groningen *
Project Portfolio Management Jaarcongres
Jan Bloem sloot het inhoudelijke deel van de middag af met vermelding dat het Project Portfolio Management Jaarcongres op woensdag 25 mei 2016 wordt georganiseerd, met dit jaar als thema ‘Van Grip naar Wendbaarheid’, bijvoorbeeld hoe Agile werken geïntegreerd kan worden in een ‘waterval-omgeving’ en hoe hierbij door middel van PPM regie gevoerd kan worden.
De top heeft een voorbeeldfuntie
Jan Bloem: “PPM werkt alleen als iedereen meewerkt. PPM moet dus ook gedragen worden door de top. De top heeft daarbij een voorbeeldfunctie, dit is essentieel als je PPM een niveau verder wilt krijgen. Tools zijn soms handig, maar de grootste winst van PPM zit ‘m er in dat je aan verschillende tafels informatie over projecten deelt met elkaar en besluiten voorbereidt en neemt. Essentieel is dat in een vast ritme te doen, daardoor ontstaat een ‘automatisme’ en nemen de kansen op een geolied proces toe. PPMO heeft daarbij een essentiële rol in de ondersteuning en coördinatie. Je moet met elkaar blijven oefenen om samen de top te halen. Ook bestuurders moeten er zijn en actief meedoen.”
Wordt vervolgd
Bij de evaluatie van de bijeenkomst gaven de deelnemers aan graag voor een vervolgsessie uitgenodigd te willen worden. ROC Alfa-college en Arlande komen met een voorstel voor een nieuwe bijeenkomst.