Op donderdag 14 april 2016 organiseerden we bij Arlande in Baarn, voor project portfoliomanagers van grotere organisaties en enkele genodigde associates een PPM netwerkmeeting. Tijdens deze avond deelden we ervaringen rondom het werkend krijgen van PPM, met name over verschillende vormen van besluitvorming, samen met Mark-Jan Beutler, portfoliomanager bij Air France KLM.
Aanwezig waren 14 personen, de meesten project portfoliomanagers van Nederlandse organisaties uit verschillende sectoren.
Programma-opzet
- 18:00 – 18:45 Warme maaltijd
- 18:45 – 19:15 Introductie en kennismaking door Jan Bloem (PPM professional Arlande)
- 19:15 – 20:15 Introductie op de case: ‘Overgang naar dynamische allocatie van portfolio–, programma– en projectbudgetten binnen Air France KLM’ door Mark-Jan Beutler (portfoliomanager Air France KLM
- 20:15 – 20:40 Discussie n.a.v. de situatieschets in de case rond kernvragen in subgroepen
- 20:40 – 21:00 Plenaire terugkoppeling
- 21:00 – 21:15 Evaluatie en afsluiting.
Verslag
De situatie bij Air France /KLM is best complex te noemen, met in het ICT domein ruim 3000 FTE’s verdeeld en 750 Mio IT Spending, 210 Mio Innovation, 350+ Projects, 2000+ Applications, verdeeld over 12 bedrijfsonderdelen, met een Frans-Nederlands management.
‘Wendbaarheid’ is het sleutelwoord voor veel organisaties om beter te kunnen inspelen op alle veranderingen om ons heen. Dat betekent onder meer ook loskomen van of anders omgaan met bestaande structuren zoals een jaarlijkse financiële planning en budgeting cyclus. Air France KLM zit momenteel middenin dat traject. Doelstelling is te komen tot een value driven proces voor projectselectie en –prioritering.
Doel van de avondbijeenkomst was om aan de hand van deze case proberen te ontdekken wat belangrijk is, hoe het streefbeeld eruit kan zien en welke stappen liggen in het verschiet kunnen liggen, wat zijn randvoorwaarden om te slagen, hoe krijg je als (centrale) portfoliomanager het management mee in dit proces?
Na de inleiding van Mark Jan Beutler hebben we gediscussieerd in in subgroepen over drie dilemma’s /stellingen, te weten:
- Het is onmogelijk om de waarde van IT portfolios ten opzichte van elkaar op een objectieve manier vast te stellen (Business optimization – Corporate optimization). Hoe maak je het objectief?
- Hoe voorkom je bij een dynamisch allocatie-proces dat een portfolio manager de waarde van zijn portfolio gaat of laat ‘opblazen’ en de risico’s gaat minimaliseren? (Shouting – Transparency & Dialogue)
- Wat zijn randvoorwaarden om het IT budget het resultaat te laten zijn van een ‘value discussie’ in plaats van het resultaat van een budgettair aangestuurd proces?
Resultaat van de discussie:
Ad 1. Hoe maak je het objectief?
- Voorwaarde: Wat heeft waarde (gemeenschappelijk) en voor wie?
- Gaat het om objectiviteit of om het voorkomen/-verminderen van ‘decibels’ en met elkaar de juiste discussie voeren?
- Gemeenschappelijke focus op kpi’s leidt tot samenwerkingscultuur
Ad 2. Hoe voorkom je het opblazen van de portfoliowaarde?
- Oplossing zit in de rol van de centrale portfoliomanager
- Centrale portfoliomanager als challenger van de bu-portfoliomanagers
Ad 3. Wat zijn randvoorwaarden voor een Value discussie?
- Klant centraal zetten
- Eerst de WHY, dan de WHAT en dan pas de HOW
- De WHY is dus essentieel in de value discussie
- Voer de dialoog horizontaal
- Kijk naar woorden EN daden
- Laat pitchen op value
- CFO is niet leidend in de dialoog
Al met al een geslaagde avond en voor ieder genoeg elementen om inspiratie voor de eigen praktijk op te doen.
Meer kennis en ervaring opdoen? Kom naar een van onze netwerkmeetings of schrijf u in voor de Masterclass PPM voor Portfoliomanagers en -controllers (elders op de PPMpro website, klik hier).