Strategisch Portfolio Management begint met het creëren van overzicht van en inzicht in de strategie van een organisatie en in de lopende en daarvoor benodigde ontwikkelinitiatieven. Overzicht en inzicht kennen vele dimensies. Om de juiste focus te creëren en een goede balans te vinden is het PPM FLOW! groeimodel ontwikkeld. Deze methode is in de afgelopen 10 jaar steeds verfijnd op basis van praktijkervaringen.
Door het hanteren van groeiniveaus van PPM FLOW! wordt de professionalisering van Strategisch Portfolio Management opgedeeld in overzichtelijke stappen. Deze niveaus zijn eenvoudig herkenbaar voor bestuurders, directeuren en managers, en vormen daarmee een gezamenlijk instrument in de lerende organisatie.
De methode PPM FLOW! onderscheidt vier niveaus, waarbij de professionalisering van portfoliomanagement verloopt van LOS via GRIP en SYNERGIE naar IMPACT. Voor veel organisaties is GRIP al een mooi eerste resultaat, waarna ze naar behoefte door te pakken naar volgende niveaus.
Uitleg bij het schema: Op de lijnen van besluitvorming, informatievoorziening en mindset worden steeds vorderingen gemaakt die passen bij de vooruitgang op de andere twee lijnen, met maximaal één niveau verschil. Hierdoor blijft de ontwikkeling in balans en zijn de betrokkenen beter in staat te leren wat nodig is om samen succesvol te zijn.
In niveau LOS, worden projecten lokaal en centraal gestart en gestuurd door individuele managers, gefinancierd vanuit eigen afdelingsbudgetten. Het proces waarlangs projecten tot stand komen is diffuus en lokaal bepaald. Projectleiders zoeken zelf hun weg in de organisatie, waarbij hun succes sterk afhankelijk is van ervaring en persoonlijke relaties. Welke projecten er precies lopen en hoe het met ze gaat is niet transparant. Er is geen (centraal) overzicht.
In niveau GRIP creëren we als eerste een gezamenlijk (centraal) overzicht van alle belangrijke ontwikkelingen, met een governance waarin gezamenlijk daarover wordt besloten. Daardoor krijgt het management inzicht in welke initiatieven er lopen, wat de aard van de initiatieven is (via het zgn. ‘ontwikkelvizier’) en waar die initiatieven staan op weg naar oplevering, via bijvoorbeeld het zgn. ‘portfolio kanban’. Daarnaast krijgen ze ervaring in het gezamenlijk besluiten over het starten en stoppen (afronden) van initiatieven.
In niveau SYNERGIE verleggen we de focus in de portfoliobesturing van de individuele initiatieven naar de organisatiestrategie. Hierdoor creëren we meer voorspelbaarheid en samenhang in het portfolio van ontwikkelinitiatieven, o.a. via het zgn. ‘portfolio value dashboard’. Bestuur, directie en management zijn daardoor in staat om nóg betere keuzes te maken in de ontwikkelingen en uitdagingen die op hun pad komen. En om naast de initiatieven in het hier-en-nu ook een blik op de toekomst te ontwikkelen, via een zgn. ‘ roadmap’.
In niveau IMPACT staat het bereiken van organisatiedoelen, zoals verankerd in de strategie, centraal in de besturing van het portfolio van ontwikkelinitiatieven. Dit stelt eisen aan de concreetheid van de strategie en de verbondenheid daarmee van de organisatieonderdelen, bestuur, directie, management en medewerkers. Ook hierbij is continu monitoren en bijsturen – van zowel strategie als ontwikkelportfolio – essentieel. En daarvoor is een zgn. ‘Obeya’ onontbeerlijk.
Het groeimodel PPM FLOW! is een hulpmiddel om de status quo te bepalen en om de ingrediënten van de gewenste situatie te beschrijven en bespreken.