Portfoliomanagement begint met het creëren van overzicht van en inzicht in de lopende en aankomende ontwikkelinitiatieven en de mate waarin die bijdragen aan de strategie. Om daarbij de juiste focus te creëren en een goede balans te vinden is het PPM FLOW! groeimodel ontwikkeld.
Door het hanteren van groeiniveaus wordt de professionalisering van portfoliomanagement opgedeeld in overzichtelijke stappen. De niveaus zijn herkenbaar voor bestuurders, directeuren en managers, en vormen daarmee een begrippenkader dat deze stakeholders concreet houvast geeft in de zich ontwikkelende organisatie.
Het groeimodel PPM FLOW! kent vier niveaus en gaat van Los via Grip en Synergie naar Impact.
Uitleg bij het schema: Op de facetten van besluiten, informatie en mindset worden vorderingen gemaakt. De kunst is om op deze drie facetten zoveel als mogelijk te optimaliseren binnen één niveau. Zo blijft de ontwikkeling in balans waardoor de betrokkenen beter in staat zullen zijn om te leren wat nodig is om samen succesvol te zijn.
Op het niveau Los starten en sturen individuele managers initiatieven en financieren deze vanuit lokale budgetten. Het proces waarlangs initiatieven tot stand komen, is diffuus en lokaal bepaald. Initiatiefnemers zoeken zelf hun weg in de organisatie, en het succes is sterk afhankelijk van de eigen ervaring en persoonlijke relaties. De hardst roepende manager krijgt de meeste resources. Welke initiatieven er lopen en wat de status ervan is is niet transparant. Er is geen (centraal) overzicht.
Op het niveau Grip nemen managers samen besluiten over (gezamenlijke) initiatieven. De managementaandacht is gericht op het creëren van gezamenlijk overzicht en inzicht, ten behoeve van de gezamenlijke besluitvorming – de bijdrage van de initiatieven aan de organisatie. Op dit niveau ontstaat de basis voor een ‘portfoliomindset’: het besef dat het denken in gezamenlijke belangen bijdraagt aan het succes van de organisatie. Managers krijgen succeservaringen doordat ze initiatieven afronden die bijdragen aan vastgestelde doelen én doordat initiatieven ook voortijdig kunnen worden stopgezet als de bijdrage wegvalt.
Op het niveau Synergie stuurt het management het portfolio op de bijdrage aan de organisatiedoelen en -strategie. Daardoor komt er meer focus, samenhang en synergie in het portfolio van veranderinitiatieven. De succeservaring op het niveau ‘Synergie’ ontstaat vooral bij het ontdekken van meer onderlinge samenhang in het portfolio, en bij het samenstellen van een gezamenlijke roadmap. Daardoor komt er meer beleving bij het samengesteld portfolio, het groeit naar een verhaal waarvan iedereen in de organisatie de betekenis en het belang kent.
Op het niveau Impact stuurt het management het portfolio op het bereiken van de doelen en doet dat integraal, dus via zowel de run als de change. Daardoor komt er nóg meer focus en waarde. Op dit niveau zorgt het bereiken van de gezamenlijke doelen voor een succeservaring. Door deze doelen en de tussendoelen – en hoe het daarmee staat – continu zichtbaar te maken, bijvoorbeeld op de wanden van een obeya, en die ruimte open te stellen voor alle stakeholders, ontstaan transparantie en flow voor iedereen in de organisatie.
Het groeimodel PPM FLOW! is een hulpmiddel om zowel de status quo te bepalen als om de ambities voor de gewenste situatie te verkennen.
Meer weten over hoe het kan werken voor jouw organisatie?
Wil je weten wat de aanpak PPM FLOW! voor jouw organisatie kan betekenen en hoe het werkt? Bijvoorbeeld om de PPM FLOW! maturiteit scan te doen voor een statusbepaling? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.